Erst eingrenzen: rein oder raus?
Kläre zuerst die Richtung: Kommen eingehende Mails nicht an oder werden ausgehende nicht zugestellt? Das grenzt die Ursache stark ein. Teste am besten in beide Richtungen mit einem zweiten Konto (z. B. einem Freemail-Anbieter).
1. Adresse und Postfach prüfen
Banal, aber häufig: Stimmt die Empfängeradresse exakt? Ist das Postfach voll? Existiert eine Weiterleitung oder ein Filter, der die Mail wegsortiert? Prüfe die Filter-Regeln im Webmail.
2. Spam-Ordner checken
Landet die Mail zugestellt, aber im Spam, ist es kein Zustell-, sondern ein Reputationsproblem. Dann sind die folgenden DNS-Einträge entscheidend.
3. SPF, DKIM und DMARC
Diese drei DNS-Einträge entscheiden, ob deine Domain als legitimer Absender gilt. Fehlen oder stimmen sie nicht, landen Mails im Spam oder werden abgelehnt. Prüfe sie sorgfältig — die Bedeutung erklärt der Artikel SPF, DKIM & DMARC erklärt. Für die korrekten MX-Einträge siehe MX-Records einrichten.
4. Reputation der IP
Steht die Server-IP auf einer Blacklist, blocken viele Anbieter. Online-Blacklist-Checker zeigen das. Bei einem gemanagten Mailserver kümmert sich der Hoster um eine saubere IP-Reputation.
5. Logs lesen
Betreibst du den Mailserver selbst, steht im Mail-Log der konkrete Grund einer Ablehnung — oft eine aussagekräftige Fehlermeldung der Gegenstelle (z. B. abgelehnt wegen fehlendem SPF). Bei Mailcow findest du die Zustellprotokolle übersichtlich in der Oberfläche.
6. Zustellbarkeit grundsätzlich verbessern
Über die Pflicht-Einträge hinaus helfen ein sauberer Reverse-DNS und ein seriöser Absendername. Mehr dazu unter E-Mail-Zustellbarkeit verbessern.
Fazit
Richtung eingrenzen, DNS-Einträge prüfen, Logs lesen — in dieser Reihenfolge findest du die Ursache. Nytrix setzt auf Mailcow mit fertig konfigurierter Zustellbarkeit: E-Mail-Hosting ab 1,99 €/Monat.