Warum die eigene Adresse mehr ist als Kosmetik
kontakt@meinefirma.de statt meinefirma123@freemailer.de — der Unterschied wirkt oberflächlich, hat aber handfeste Gründe. Die eigene Adresse gehört dir: Wechselst du den Anbieter, nimmst du sie mit. Bei einer Freemail-Adresse bist du an den Anbieter gebunden, und wenn der dein Konto sperrt, ist die Geschäftskorrespondenz weg.
Wie viele Postfächer brauchst du wirklich?
Hier wird oft überplant. Ein Postfach ist ein echter Speicherort mit eigenem Passwort. Ein Alias ist nur eine Weiterleitung auf ein bestehendes Postfach — und kostet nichts extra.
Für einen Ein-Personen-Betrieb reicht meist:
- Ein Postfach:
name@meinefirma.de - Aliase darauf:
info@,kontakt@,rechnung@
So bekommst du alles in einem Postfach, kannst aber nach außen verschiedene Adressen nennen. Erst wenn mehrere Personen wirklich getrennte Postfächer brauchen, legst du weitere an.
Die Umstellung ohne Mailverlust
Der kritische Moment ist der Wechsel der MX-Einträge im DNS — ab dann gehen neue Mails an den neuen Server. Die Reihenfolge, die Ärger vermeidet:
- Neue Postfächer anlegen und im Mailprogramm zusätzlich einrichten
- Alte Mails vom bisherigen Anbieter übertragen (IMAP-Umzug)
- Erst dann die MX-Einträge umstellen
- Das alte Postfach noch mindestens zwei Wochen behalten — DNS-Änderungen brauchen Zeit, und manche Absender haben die alten Daten noch zwischengespeichert
Zustellbarkeit ernst nehmen
Eine neue Domain hat bei Mailanbietern keinen Ruf — weder einen guten noch einen schlechten. Damit deine Rechnungen nicht im Spam landen, gehören drei DNS-Einträge gesetzt: SPF, DKIM und DMARC. Ohne die sortieren große Anbieter fremde Absender inzwischen gnadenlos aus.
Wie du auf deine Mails zugreifst
Der Zugriff läuft über IMAP und SMTP — also über ein Mailprogramm wie Outlook, Thunderbird oder die Mail-App auf dem Handy. Das hat den Vorteil, dass deine Mails lokal verfügbar sind und du nicht auf eine Weboberfläche angewiesen bist. Richte die Konten auf allen Geräten mit IMAP ein (nicht POP3), dann sind gelesene und beantwortete Mails überall auf demselben Stand.
Was du aufheben musst
Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht — je nach Inhalt sechs oder zehn Jahre. Ein Postfach ist dafür kein Archiv: Wer versehentlich löscht, hat ein Problem. Sichere geschäftliche Korrespondenz deshalb regelmäßig separat, etwa als lokale Kopie über dein Mailprogramm.